ต่างกันยังไง? โปรแกรมบัญชี ERP และ โปรแกรมบัญชี แล้วแบบไหนเหมาะกับองค์กรคุณที่สุด?

หลายคนคงกำลังสับสนระหว่างระบบโปรแกรมบัญชี ERP กับ ระบบโปรแกรมบัญชีธรรมดากันอยู่ใช่ไหม? ไม่รู้ว่าต่างกันยังไง แบบไหนจะคุ้มค่าและเหมาะสมกับองค์กรของคุณมากที่สุด? วันนี้เรามีคำตอบมาให้คุณแล้วที่นี่

อันดับแรกเรามารู้กันก่อนว่าโปรแกรมบัญชี ERP กับ โปรแกรมบัญชีคืออะไร…

โปรแกรมบัญชี ERP คืออะไร?

โปรแกรมบัญชี ERP คือ โปรแกรมบริหารทรัพยากรองค์กร หรือ Enterprise Resource Planning (ERP) ซึ่งจุดประสงค์ของโปรแกรมบัญชี ERP นั้นสร้างขึ้นเพื่อช่วยในการวางแผนธุรกิจ และช่วยในเรื่องการบริหารธุรกิจและองค์กรให้มีประสิทธิมากยิ่งขึ้น โดยตัวโปรแกรมทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางที่ทำการจัดเก็บและเชื่อมโยงข้อมูลเพื่ออำนวยความสะดวกทั้งในด้านจัดการข้อมูล การดึงข้อมูลไปใช้ในแต่ละส่วนงาน การทำบัญชีต่างๆ งบต้นทุน งบดุล และการวิเคราะห์เพื่อการบริหารให้สามารถทำงานได้ภายใต้ระบบเดียวกัน โปรแกรมบัญชี ERP เป็นโปรแกรมที่ครอบคลุมการทำงานในทุกฝ่าย ทำงานได้ตั้งแต่ฝ่ายจัดซื้อ ไปจนถึงฝ่ายขาย ฝ่ายทีมบริหาร ดูแลพนักงาน โดยข้อมูลจะถูกอัปเดตแบบเรียลไทม์ทันทีเมื่อถูกบันทึกเข้าระบบ อีกทั้งยังสามารถสรุปข้อมูลและแสดงกราฟรวมผลประอบการ รายรับ-รายจ่าย และรายงานอื่นๆได้อีกด้วย

โปรแกรมบัญชี คืออะไร?

โปรแกรมบัญชี คือ โปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้งานเจาะจงเกี่ยวกับการทำบัญชีโดยเฉพาะ ซึ่งจะไม่ครอบคลุมในส่วนของการจัดการด้านอื่นๆ เช่น ระบบสินค้า ระบบจัดซื้อสินค้า ระบบขนส่ง หรือระบบใดๆที่ไม่ใช้งานบัญชี โปรแกรมบัญชีจะทำงานเพียง จัดเก็บข้อมูลบัญชี งาบการเงิน รายรับ-รายจ่าย บัญชีลูกหนี้ และการจัดการทางด้านภาษีเท่านั้น

ข้อแตกต่างระหว่างโปรแกรมบัญชี ERP และ โปรแกรมบัญชี

1.ขนาดของโปรแกรม

โปรแกรมบัญชี ERP : มีขนาดที่ใหญ่กว่าโปรแกรมบัญชี เนื่องจากโปรแกรมบัญชี ERP เป็นโปรแรกมที่จัดการทรัพยากรขององค์กรทั้งหมด ซึ่งเป็นโปรแกรมที่มีโมดูลขนาดใหญ่ที่ดูแลตั้งแต่การทำงานหลังบ้านไปจนถึงการขายและดูแลหน้าบ้าน โดยโปรแกรมบัญชี ERP จะสามารถแบ่งย่อยได้เป็นโปรแกรม ERP ขนาดกลาง โปรแกรมบัญชี ERP ขนาดใหญ่ การเลือกใช้จะขึ้นอยู่กับความต้องการและขนาดขององค์กร

โปรแกรมบัญชี : มีขนาดเล็กว่าโปรแกรมบัญชี ERP เรียกง่ายๆเลยก็คือโปรแกรมบัญชีเป็นส่วนย่อยหรือSubsetลงมาจากโปรแกรมบัญชี ERP โดยโปรแกรมบัญชีจะเป็นโปรแกรมที่ทำงานเกี่ยวกับงานบัญชีโดยเฉพาะ เช่น ระบบการทำภาษี การทำบัญชี และจัดทำรายงานต่างๆในส่วนของบัญชี แต่โปรแกรมบัญชีไม่ได้ครอบคลุมการทำงานทั้งหมดเหมือนโปรแกรมบัญชี ERP

2.โมดูลของโปรแกรม

โปรแกรมบัญชี ERP : สำหรับโปรแกรมบัญชี ERP ที่ช่วยดูแลทั้งระบบการขายหน้าบ้านไปจนถึงระบบจัดการหลังบ้านแล้ว โมดูลในการทำงานยังมีโมดูลที่ช่วยอำนวยในเรื่องของการผลิตอีกด้วย สามารถเพิ่มสูตรการผลิตที่หลากหลาย คำนวณต้นทุนการผลิต ไปจนถึงสามารถเพิ่มตัวแปรที่จับต้องไม่ได้ได้ เช่น ค่าแรง ค่าไฟ ค่าน้ำต่างๆ นอกจากนั้นโปรแกรมบัญชี ERP ยังสามารถรองรับการทำบิลต่างๆ (BOM: Bill of Materials) เรียกได้ว่าโปรแกรมเดียวครบจบกระบวนการบริหารจัดการธุรกิจองค์กร

โปรแกรมบัญชี : โมดูลของโปรแกรมบัญชีส่วนมากไม่รองรับการทำบิลต่างๆ จำเป็นต้องมีโปรแกรมที่ช่วยในการขายอื่นๆเข้ามาเสริมเพื่ออำนวยความสะดวกอีก 1 ต่อ โดยโปรแกรมบัญชีจะทำงานได้กับตัวแปรที่จับ้องได้หรือมีบิลหลักฐานเท่านั้น เช่น วัตถุดิบที่ใช้ผลิตสินค้า ค่ากล่องในการขนส่ง หากต้องการการทำงานที่หลากหลายส่วนหรือการทำงานร่วมกับระบบขาย ระบบผลิตและดูแลสินค้าจำเป็นจะต้องใช้โปรแกรมเฉพาะอื่นๆในการช่วยโดยเชื่อมต่อโมดูลข้อมูลกับตัวโปรแกรมบัญชี

3.ความซับซ้อนของระบบ

โปรแกรมบัญชี ERP : มีความซับซ้อนของระบบค่อนข้างมาก เนื่องจากเป็นโปรแกรมที่เชื่อมโยงการทำงานในหลายส่วนงานเข้าในระบบโมดูลเดียวกัน ดังนั้นการระบุข้อมูลจะต้องเป็นการระบุที่มีความละเอียดมาก เพื่อเป็นการอำนวยความสะดวกให้กับส่วนงานอื่นๆที่จะต้องใช้ข้อมูลร่วมกัน และป้องกันความผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้น รวมถึงต้องทำการตั้งเงื่อนไขต่างๆเพื่อความถูกต้องของการคำนวณต้นทุน ราคาซื่้อ-ขาย หรือการทำโปรโมชั่นต่างๆ หากมีข้อผิดพลาดอาจทำให้การทำงานในส่วนอื่นๆได้รับผลกระทบไปด้วย

โปรแกรมบัญชี : ด้วยขนาดของโปรแกรมที่มีขนาดเล็กกว่าและการทำงานเป็นส่วนที่เฉพาะเจาะจงมากกว่าการทำงานของระบบโปรแกรมบัญชี ERP ทำให้ความซับซ้อนของการใช้งานโปรแกรมที่น้อยลง เนื่องจากโปรแกรมบัญชีเป็นเพียงการทำงานเกี่ยวกับบัญชีเท่านั้น ไม่ได้มีส่วนที่เกี่ยวกับระบบจัดการซื้อ-ขายสินค้าทำให้รายละเอียดงานน้อยกว่า แต่อาจจะต้องเป็นการทำระบบควบคู่กับระบบอำนวยความสะดวกอื่นๆร่วมด้วยเพื่อประสิทธิภาพการทำงานที่ครอบคลุมการทำงานขององค์กร

4.ระยะเวลาการวางระบบ

โปรแกรมบัญชี ERP : ระยะเวลาในการวางระบบจะใช้เวลานานกว่าระบบโปรแกรมบัญชี เนื่องจากต้องมีการวางระบบพื้นฐานอย่างละเอียดถี่ถ้วนและถูกต้องสมบูรณ์ เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาในภายหลัง และเนี่องด้วยเป็นการทำงานร่วมกันในโมดูลเดียวกันในหลายส่วนงานจึงต้องทำการทดสอบระบบก่อนใช้งานจริงเพื่อหาข้อผิดพลาดของระบบและแก้ไขก่อนเริ่มใช้งานจริง อีกทั้งจำเป็นต้องมีผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับระบบโปรแกรมบัญชี ERP เข้าสอนและอบรมการใช้งานให้กับพนักงานเพื่อความถูกต้องในการใช้งาน

โปรแกรมบัญชี : ระยะเวลาในการวางระบบค่อนข้างสั้น เนื่องจากระบบการทำงานไม่ซับซ้อนและเป็นเรื่องพื้นฐานที่นักบัญชีทุกท่านรู้อยู่แล้ว ทำให้ง่ายต่อการวางระบบและไมจำเป็นต้องเปิดคอร์สอบรมมากมายในการใช้งาน เพียงแค่ดูวิดีโอแนะนำจากทางทีมโปรแกรมพนักงานบัญชีก็สามารถที่จะเข้าใจและปฏิบัติงานได้แล้ว

5.ราคาความคุ้มค่า

โปรแกรมบัญชี ERP : ราคาสูง แต่แลกมาด้วยความสะดวกสบายและประโยชน์มหาศาล หากองค์กรหรือบริษัทของคุณถูกจัดอยู่ในองค์กรขนาดกลางไปจนถึงใหญ่ โปรแกรมบัญชี ERP ถือว่าตอบโจทย์และคุ้มค่าต่อการลงทุนมากที่สุด เนื่องจากระบบการทำงานที่ครอบคลุมตั้งแต่ระบบการจัดการหน้าบ้านไปจนถึงระบบการจัดการหลังบ้านและดูแลพนักงาน อีกทั้งยังเป็นตัวช่วยในการวิเคาระห์และวางแผนการดำเนินการบริหารงานในอนาคตได้อีกด้วย ไม่จำเป็นต้องมีระบบตัวช่วยอื่นๆเพิ่มเติมก็สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ พนักงานในทุกส่วนงานสามารถเข้าถึงข้อมูลจากฐานข้อมูลเดียวกันและมีการอัปเดตข้อมูลแบบเรีบลไทม์เพื่อการทำงานที่ลื่นไหลไม่สะดุด

โปรแกรมบัญชี : ราคาจะย่อมเยากว่าโปรแกรมบัญชี ERP เนื่องจากการทำงานได้ไม่ครอบคลุมเท่าโปรแกรมบัญชี ERP แต่ถ้าหากองค์กรหรือบริษัทของคุณถูกจัดอยู่ในองค์กรขนาดเล็กไปจนถึงขนาดกลางที่มีงบไม่มาก หรือต้องการจำกัดต้นทุน การเลือกใช้โปรแกรมบัญชีถือว่าตอบโจทย์ และลดต้นทุนลงได้มาก แต่ต้องเข้าใจว่าการทำงานอาจไม่ครอบคลุมมากเท่าระบบโปรแกรมบัญชี ERP แต่ก็สามารถช่วยทุ่นแรงได้อยู่พอสมควร

การเลือกใช้โปรแกรมที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานหรือการบริหารเป็นสิ่งที่ดีและเป็นโยชน์ในระยะยาวขององค์กร อีกทั้งในปัจจุบันโปรแกรมบัญชี ERP ก็มีการพัฒนามาเรื่อยๆ ในบางเจ้าที่ให้บริการอาจมีการปรับให้มีโปรแกรมบัญชี ERP ขนาดเล็ก เพื่อตอบโจทย์องค์กรขนาดเล็ก แต่การเลือกก็จำเป็นจะต้องเลือกให้เหมาะกับงบต้นทุนที่มี ขนาดงาน ขนาดองค์กรของคุณเพื่อความคุ้มค่าในการลงทุน